Dalam dunia bisnis yang semakin digital, efisiensi operasional menjadi salah satu kunci sukses. Dua teknologi yang sering digunakan untuk mencapai efisiensi tersebut adalah Robotic Process Automation (RPA) dan Business Process Automation (BPA). Meski sering digunakan secara bergantian, keduanya memiliki perbedaan mendasar dalam cara kerja, cakupan, dan tujuan. Artikel ini akan membahas secara rinci perbedaan antara Robotic Process Automation dan Business Process Automation, serta bagaimana keduanya dapat membantu bisnis mencapai keunggulan kompetitif.

Pengertian Robotic Process Automation (RPA)

Robotic Process Automation (RPA) adalah teknologi yang memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi tugas-tugas berulang yang biasanya dilakukan oleh manusia. RPA menggunakan “robot” perangkat lunak untuk meniru interaksi manusia dengan sistem digital, seperti mengisi formulir, mengirim email, atau memproses data. RPA bekerja pada tingkat antarmuka pengguna, artinya robot perangkat lunak dapat mengakses aplikasi dengan cara yang sama seperti manusia, tanpa memerlukan integrasi mendalam dengan sistem back-end.

 

Baca juga : Mengoptimalkan Bisnis dengan Business Process Reengineering (BPR)

 

Pengertian Business Process Automation (BPA)

Business Process Automation (BPA) adalah pendekatan yang lebih luas untuk mengotomatisasi seluruh proses bisnis dalam organisasi. BPA tidak hanya fokus pada tugas-tugas individual, tetapi pada alur kerja yang lebih besar, yang melibatkan berbagai departemen dan sistem. BPA sering melibatkan penggunaan perangkat lunak enterprise, seperti Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM), atau workflow management systems, yang diintegrasikan secara mendalam dengan sistem back-end untuk mengotomatisasi proses dari awal hingga akhir.

 

Baca juga : Perbandingan BPM vs BPA (Business Process Automation)

 

Perbedaan Utama Antara RPA dan BPA

1. Cakupan dan Skala
   • RPA: Fokus pada otomatisasi tugas-tugas yang spesifik dan berulang, seperti pengolahan data, entri data, atau mengirim notifikasi. RPA bekerja pada level mikro, mengotomatiskan tugas-tugas manual tanpa perlu mengubah proses bisnis secara keseluruhan.
   • BPA: Mencakup otomatisasi proses bisnis yang lebih kompleks dan luas. BPA melibatkan alur kerja yang melibatkan banyak tahap dan departemen, dan sering kali memerlukan integrasi mendalam dengan berbagai sistem bisnis.
2. Teknologi dan Implementasi
   • RPA: Memanfaatkan robot perangkat lunak yang meniru interaksi manusia dengan aplikasi. Implementasi RPA relatif cepat karena tidak memerlukan perubahan besar pada sistem yang ada. RPA dapat digunakan di berbagai sistem tanpa memerlukan integrasi mendalam.
   • BPA: Memerlukan integrasi yang lebih dalam dengan sistem back-end dan sering kali melibatkan pengembangan perangkat lunak khusus atau penggunaan platform BPA yang terintegrasi. Implementasi BPA biasanya lebih kompleks dan membutuhkan waktu yang lebih lama dibandingkan RPA.
3. Tujuan dan Manfaat
   • RPA: Bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dengan mengurangi atau menghilangkan tugas-tugas manual yang berulang. Manfaat utama RPA adalah peningkatan produktivitas, pengurangan kesalahan manusia, dan penghematan waktu.
   • BPA: Bertujuan untuk mengoptimalkan proses bisnis secara keseluruhan, meningkatkan efisiensi, dan memastikan konsistensi dalam pelaksanaan proses. Manfaat BPA termasuk peningkatan efisiensi operasional, pengurangan biaya, peningkatan kualitas, dan kepatuhan terhadap standar atau regulasi.
4. Fleksibilitas dan Adaptabilitas
   • RPA: Sangat fleksibel dan dapat dengan cepat disesuaikan untuk berbagai tugas di berbagai aplikasi tanpa memerlukan perubahan signifikan pada sistem yang ada. RPA juga mudah diadaptasi untuk menangani perubahan kecil dalam proses atau aplikasi.
   • BPA: Kurang fleksibel dibandingkan RPA karena melibatkan integrasi yang mendalam dengan sistem back-end. Perubahan dalam BPA biasanya memerlukan penyesuaian yang lebih besar dalam alur kerja atau sistem yang terlibat.
5. Contoh Penggunaan
   • RPA: Menggunakan robot perangkat lunak untuk memproses faktur masuk ke dalam sistem akuntansi, mengekstrak data dari email dan memasukkannya ke dalam spreadsheet, atau mengotomatiskan tugas-tugas layanan pelanggan seperti respon otomatis ke permintaan email.
   • BPA: Mengotomatiskan seluruh proses pengelolaan pesanan, mulai dari penerimaan pesanan, pengiriman ke gudang, hingga pengiriman barang dan penagihan. BPA juga dapat digunakan untuk mengelola proses perekrutan, mulai dari pengiriman lamaran hingga onboarding karyawan baru.

 

Baca juga : Mengenal Business Process Mapping: Pengertian, Manfaat, Jenis, Penerapan dan Contohnya

 

Kapan Menggunakan RPA dan BPA

• RPA: Ideal untuk organisasi yang ingin mengotomatisasi tugas-tugas manual yang spesifik dan berulang tanpa harus merombak proses bisnis yang ada. RPA cocok untuk perusahaan yang membutuhkan solusi cepat dan mudah diimplementasikan, dengan investasi minimal dan dampak langsung pada produktivitas.
• BPA: Lebih cocok untuk organisasi yang ingin mengotomatisasi proses bisnis end-to-end yang lebih kompleks dan strategis. BPA merupakan pilihan terbaik untuk perusahaan yang berfokus pada transformasi digital yang menyeluruh, dengan tujuan meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan bahwa semua proses berjalan secara konsisten dan sesuai dengan standar.

 

Kesimpulan

Robotic Process Automation (RPA) dan Business Process Automation (BPA) menawarkan pendekatan berbeda untuk mencapai efisiensi operasional. RPA fokus pada otomatisasi tugas-tugas spesifik dan berulang, memberikan solusi cepat dan fleksibel tanpa memerlukan integrasi mendalam dengan sistem. Sementara itu, BPA memberikan pendekatan yang lebih luas dan strategis, mengotomatisasi alur kerja yang melibatkan berbagai departemen dan sistem untuk mencapai optimasi proses bisnis yang komprehensif.

Pemilihan antara RPA dan BPA tergantung pada kebutuhan spesifik perusahaan. Jika tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan efisiensi pada tugas-tugas manual tanpa mengubah proses bisnis secara keseluruhan, RPA mungkin merupakan pilihan terbaik. Namun, jika perusahaan ingin mengotomatisasi dan mengoptimalkan seluruh proses bisnis untuk mencapai efisiensi jangka panjang dan kepatuhan, BPA akan menjadi solusi yang lebih tepat.

Menggabungkan kedua pendekatan ini juga memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan manfaat optimal, di mana RPA dapat digunakan untuk otomatisasi tugas-tugas manual sementara BPA digunakan untuk mengelola alur kerja yang lebih kompleks. Dengan demikian, perusahaan dapat mencapai efisiensi operasional yang lebih tinggi dan meraih keunggulan kompetitif dalam pasar yang semakin kompetitif.

Dengan Business Process Management dari Proxsis Group, perusahaan Anda dapat mengidentifikasi peluang untuk efisiensi yang lebih besar, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan responsivitas terhadap perubahan pasar. Transformasikan proses bisnis Anda hari ini untuk mencapai kinerja yang lebih optimal bersama Proxsis Group.