Menurut PMBook, Pengertian Manajemen Proyek adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, alat bantu dan teknik-teknik terhadap aktivitas-aktivitas proyek sehingga apa yang diinginkan dari suatu proyek dapat tercapai. Peran penting PMO dalam Manajemen Proyek sebagai fungsi pengawasan monitoring, pengendalian “Kesehatan” proyek, dan sebagai alat untuk manajemen melakukan pengarahan untuk satu atau lebih proyek yang berjalan. 

Jika suatu Perusahaan ingin membangun fungsi PMO yang efektif setidaknya ada 12 poin yang harus dilakukan : 

1. Menilai Kebutuhan Organisasi
   Perjalanan menuju pendirian PMO dimulai dengan penilaian mendalam terhadap kebutuhan dan tantangan khusus organisasi. Proxsis Consulting bekerja erat dengan pemangku kepentingan untuk memahami proses manajemen proyek yang ada, titik-titik kelemahan, serta hasil yang diinginkan.
   
   

2. Menentukan Tujuan PMO
   Dengan pemahaman yang jelas tentang kebutuhan unik organisasi, Proxsis Consulting bersama-sama menentukan tujuan PMO. Tujuan ini disesuaikan untuk mengatasi tantangan yang diidentifikasi dan sejalan dengan tujuan strategis organisasi.
   
   

3. Mendesain Kerangka dan Struktur PMO
   Proxsis Consulting merancang kerangka kerja dan struktur PMO berdasarkan tujuan yang telah ditetapkan. Ini mencakup menentukan lingkup PMO, peran, tanggung jawab, struktur pengelolaan, dan mekanisme pelaporan.
   
   

4. Mengembangkan Kebijakan dan Prosedur PMO
   Untuk memastikan konsistensi dan kepatuhan terhadap praktik terbaik, Proxsis Consulting mengembangkan kebijakan dan prosedur komprehensif untuk PMO. Panduan ini mencakup inisiasi proyek, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan penutupan.
   
   

5. Memilih Alat dan Perangkat Lunak Manajemen Proyek
   Langkah berikutnya melibatkan pemilihan dan implementasi alat dan perangkat lunak manajemen proyek yang sejalan dengan tujuan PMO. Teknologi ini memungkinkan pelacakan proyek yang efisien, komunikasi, dan pelaporan.
   
   

6. Pelatihan Tenaga Kerja PMO
   Proxsis Consulting akan membantu melatih staf PMO. Ini termasuk mengidentifikasi individu dengan keterampilan yang tepat, memberikan pelatihan yang relevan, dan memupuk budaya perbaikan berkelanjutan.
   
   

7. Menetapkan Indikator Kinerja Utama (KPI)
   Untuk mengukur efektivitas PMO, Proxsis Consulting bekerja dengan organisasi untuk menetapkan KPI. Indikator ini melacak kinerja proyek, pemanfaatan sumber daya, dan keselarasan dengan tujuan strategis.
   
   

8. Mengimplementasikan Proses PMO
   Proxsis Consulting memandu organisasi melalui implementasi proses PMO. Ini melibatkan integrasi PMO ke dalam alur kerja proyek, memastikan proyek mengikuti prosedur yang telah ditetapkan.

9. Manajemen Perubahan dan Komunikasi
   Manajemen perubahan adalah komponen penting dari implementasi PMO. Proxsis Consulting membantu dalam mengomunikasikan manfaat PMO kepada para pemangku kepentingan dan mengelola resistensi terhadap perubahan.
   
   

10. Perbaikan dan Optimisasi Berkelanjutan
    Mendirikan PMO bukanlah upaya sekali-sekali, melainkan proses berkelanjutan. Proxsis Consulting membantu organisasi mengevaluasi secara berkelanjutan dan mengoptimalkan proses PMO untuk menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang berkembang.
    
    

11. Evaluasi Kinerja dan Pelaporan
    Evaluasi kinerja rutin dilakukan untuk mengukur dampak PMO pada hasil proyek dan kinerja bisnis secara keseluruhan. Proxsis Consulting menyusun laporan dan memberikan wawasan bagi para pemangku kepentingan.
    
    

12. Penyelarasan dan Perluasan
    Seiring dengan pertumbuhan portofolio proyek organisasi, PMO mungkin perlu diperluas dan disesuaikan dengan layanan yang lebih luas. Proxsis Consulting memberikan panduan tentang strategi penyesuaian dan alokasi sumber daya.

Metodologi yang digunakan oleh Proxsis Consulting dalam membuat layanan PMO adalah pendekatan yang terstruktur dan strategis, yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan manajemen proyek dalam organisasi. Dengan menyesuaikan proyek dengan tujuan strategis, mengoptimalkan proses, dan memupuk budaya keunggulan, PMO menjadi aset berharga dalam mencapai kesuksesan bisnis.

Melalui kemitraan konsultatif, organisasi mendapatkan akses ke keahlian, praktik terbaik, dan solusi yang memberdayakan mereka untuk menavigasi medan manajemen proyek yang kompleks. Hasilnya adalah proses berjalannya proyek dan pengambilan keputusan yang lebih baik, serta keunggulan kompetitif di lingkungan bisnis yang dinamis saat ini.

Ringkasnya, pendirian PMO bukanlah semata-mata sebagai suatu proses kerja yang harus dijalankan, tetapi merupakan sebuah imperatif strategis. Proxsis Consulting memainkan peran vital dalam merancang dan mengimplementasikan layanan PMO yang memungkinkan organisasi untuk mewujudkan potensi penuh mereka dan mencapai keunggulan dalam manajemen proyek.