Pernahkah Anda mendengar tentang Early Warning System (EWS) dalam manajemen risiko? Bagi perusahaan, terutama BUMN, EWS adalah elemen penting dalam mendeteksi risiko lebih awal dan mengambil tindakan tepat sebelum masalah berkembang lebih besar.

Risiko bisa muncul dalam berbagai bentuk, dari yang kecil hingga signifikan. Di sinilah EWS berperan, membantu perusahaan mengidentifikasi potensi risiko sejak dini agar dapat merespons dengan cepat dan efektif. Bagaimana cara membangun sistem ini? Berikut lima langkah yang perlu diperhatikan:

1. Review dan Evaluasi KRI yang Ada

Langkah pertama dalam membangun EWS adalah mengevaluasi Key Risk Indicators (KRI) yang sudah ada. Langkah ini memastikan bahwa KRI tersebut tetap relevan dan efektif dalam memonitor risiko utama perusahaan.

• Lakukan asesmen efektivitas KRI saat ini.
• Pastikan relevansi KRI dengan risiko utama yang dihadapi perusahaan.
• Tinjau kecukupan data untuk memantau KRI, termasuk akses ke real-time data.
• Tentukan KRI yang perlu ditingkatkan menjadi bagian dari EWS.

Contoh: Selenggarakan workshop evaluasi KRI bersama pemilik risiko untuk memastikan bahwa KRI yang ada masih sesuai dan efektif.

2. Implementasi Sistem Monitoring KRI Secara Real-Time

Agar EWS berfungsi optimal, sistem monitoring KRI perlu bekerja secara real-time, sehingga perusahaan dapat segera menerima peringatan saat ada indikasi risiko.

• Kembangkan atau tingkatkan sistem IT untuk mendukung EWS.
• Integrasikan data dari berbagai sumber ke dalam satu platform terpusat.
• Pasang sistem monitoring dan alert yang beroperasi secara real-time.

Contoh: Implementasi sistem manajemen risiko yang dilengkapi dengan modul KRI memungkinkan pemantauan dan pemberian peringatan secara real-time.

3. Pengembangan Mekanisme Eskalasi dan Tindak Lanjut

Agar setiap risiko yang terdeteksi bisa ditangani tepat waktu, perlu ada mekanisme eskalasi yang jelas dan prosedur tindak lanjut.

• Tetapkan protokol eskalasi sesuai tingkat risiko.
• Definisikan peran dan tanggung jawab dalam proses eskalasi.
• Kembangkan template tindak lanjut untuk berbagai skenario risiko.

Contoh: Buat decision tree untuk memudahkan identifikasi langkah tindak lanjut saat KRI menunjukkan peringatan.

4. Pelatihan dan Sosialisasi kepada Stakeholders

EWS tidak akan efektif jika para stakeholders tidak memahami cara kerjanya. Pelatihan dan sosialisasi berperan penting agar semua pihak siap menghadapi risiko yang mungkin terjadi.

• Adakan workshop KRI untuk semua level manajemen.
• Buat user guide dan materi e-learning tentang EWS.
• Lakukan sosialisasi rutin tentang update dan praktik terbaik KRI.

Contoh: Selenggarakan “KRI Awareness Month” dengan berbagai aktivitas edukatif untuk meningkatkan pemahaman terkait KRI.

5. Evaluasi dan Perbaikan Berkelanjutan

Langkah terakhir adalah memastikan evaluasi rutin terhadap EWS dan KRI untuk meningkatkan efektivitasnya agar tetap relevan dengan perubahan risiko.

• Lakukan review efektivitas KRI dan EWS secara berkala, misalnya setiap tahun.
• Kumpulkan feedback dari pengguna sistem untuk perbaikan.
• Benchmark dengan praktik terbaik di industri.

Contoh: Bentuk komite review KRI yang bertemu tiap kuartal untuk membahas perkembangan dan peluang perbaikan.

Baca juga :

• EWS dan KRI: Kunci Sukses Deteksi Dini Risiko Bisnis
• 7 Langkah Mudah Menentukan Key Risk Indicators (KRI) untuk Bisnis Anda

Dampak Perusahaan Tidak Menerapkan Early Warning System (EWS) untuk Manajemen Risiko

Ketiadaan Early Warning System (EWS) dalam manajemen risiko dapat berdampak signifikan bagi perusahaan. Berikut adalah beberapa konsekuensi utama yang mungkin terjadi jika EWS tidak diterapkan:

1. Keterlambatan dalam Menangani Risiko
   Tanpa EWS, perusahaan tidak memiliki alat untuk mendeteksi risiko sejak dini, yang dapat menyebabkan keterlambatan dalam merespons situasi berisiko. Menurut Journal of Risk Research, perusahaan yang gagal mendeteksi risiko lebih awal memiliki peluang lebih tinggi mengalami kerugian yang lebih besar karena tidak sempat mengambil langkah pencegahan.
2. Peningkatan Risiko Kerugian Finansial
   Risiko yang tidak terdeteksi dan tertangani sejak dini berpotensi menyebabkan kerugian finansial yang signifikan. Studi dari The Risk Management Association menyatakan bahwa perusahaan tanpa sistem pemantauan risiko terintegrasi menghadapi kemungkinan kerugian hingga 25% lebih tinggi dibandingkan perusahaan yang menerapkan EWS.
3. Penurunan Kepercayaan Pemangku Kepentingan
   Kegagalan dalam mengidentifikasi dan mengelola risiko dapat menurunkan kepercayaan pemegang saham, mitra bisnis, dan pelanggan. Menurut Journal of Business Ethics, pemangku kepentingan cenderung memiliki persepsi negatif terhadap perusahaan yang tidak memiliki mekanisme pengawasan risiko yang memadai, yang pada akhirnya dapat mempengaruhi reputasi perusahaan di pasar.
4. Kesulitan Mematuhi Regulasi dan Standar Industri
   Banyak industri yang mewajibkan perusahaan untuk memiliki mekanisme manajemen risiko, termasuk EWS. Tanpa EWS, perusahaan mungkin mengalami kesulitan untuk memenuhi regulasi dan standar yang diterapkan, yang dapat mengakibatkan sanksi hukum dan administrasi. Menurut International Organization for Standardization (ISO), manajemen risiko yang efektif adalah elemen kunci dalam mencapai kepatuhan terhadap standar internasional, seperti ISO 31000.
5. Terganggunya Operasional dan Produktivitas
   Risiko yang tidak dikelola dengan baik dapat mengganggu operasional dan menurunkan produktivitas. Misalnya, risiko yang berdampak pada rantai pasokan atau kinerja keuangan dapat menghambat aktivitas harian perusahaan. Harvard Business Review menunjukkan bahwa perusahaan yang tidak memiliki EWS mengalami waktu pemulihan yang lebih lama setelah terjadi gangguan operasional, yang secara langsung mempengaruhi produktivitas dan performa bisnis.

Kesimpulan

Penyusunan EWS yang efektif membutuhkan upaya berkesinambungan, namun dengan mengikuti lima langkah di atas, perusahaan dapat lebih siap menghadapi risiko yang muncul. Sistem terintegrasi, pelatihan, dan mekanisme tindak lanjut yang jelas akan membantu meminimalkan dampak negatif dari risiko.

Ingin membangun sistem manajemen risiko yang andal dan sesuai kebutuhan bisnis Anda? Konsultasikan dengan Proxsis Consulting sekarang juga! Kami siap mendukung perusahaan Anda dalam menyusun EWS yang efektif. Hubungi kami di Proxsis Business Process Management untuk info lebih lanjut.