Proses bisnis yang handal merupakan modal besar yang harus dimiliki oleh perusahaan di tengah persaingan bisnis yang ketat hari ini. Sehingga tetap memiliki daya saing dan adaptif dengan perubahan pasar yang terjadi.

Banyak strategi yang dapat dilaksanakan oleh perusahaan/organisasi dalam meningkatkan proses bisnis agar lebih optimal. Salah satunya dengan mengaplikasikan business process mapping. Dalam artikel ini akan membahas secara lengkap tentang Business Process Mapping, mulai dari pengertian, jenis dan contoh penerapannya. 

 

Pengertian Business Process Mapping

Business Process Mapping, atau pemetaan proses bisnis, adalah teknik atau metode yang digunakan dalam manajemen bisnis untuk menggambarkan, menganalisis, dan memvisualisasikan alur kerja atau serangkaian langkah-langkah yang terlibat dalam menjalankan suatu proses bisnis. Tujuan utama dari business process mapping adalah untuk memahami, mengidentifikasi, dan meningkatkan proses bisnis dengan cara yang lebih efisien, transparan, dan terstruktur.

Business process mapping membantu organisasi memahami secara mendalam bagaimana suatu proses bisnis bekerja, termasuk siapa yang terlibat, apa langkah-langkah yang diperlukan, dan bagaimana data atau informasi mengalir dalam proses tersebut.

Proses bisnis direpresentasikan dalam bentuk diagram atau grafik, yang memudahkan orang untuk melihat dan memahami aliran kerja, urutan tugas, dan ketergantungan antara berbagai elemen dalam proses tersebut.

Metode yang umum digunakan untuk business process mapping termasuk Diagram Aliran Proses (Process Flowchart), Diagram Aliran Kerja (Workflow Diagram), dan Notasi BPMN (Business Process Model and Notation). Setelah pemetaan proses selesai, organisasi dapat merancang perubahan atau perbaikan yang diperlukan untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kualitas dalam menjalankan proses bisnis tersebut.

 

Baca juga : Mengenal Business Impact Analysis (BIA): Pengertian, Manfaat, Jenis, dan Penerapannya

 

Manfaat Business Process Mapping

Secara umum Business Process Mapping bertujuan untuk menguraikan, memahami, dan meningkatkan proses bisnis dengan lebih efektif dan efisien. Berikut sejumlah manfaat penting dari Business Process Mapping bagi organisasi:

• Pemahaman Proses yang Lebih Baik
  

  Business Process Mapping membantu organisasi untuk mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam tentang bagaimana proses bisnis mereka berjalan. Sehingga membantu anggota tim dan pemangku kepentingan memahami langkah-langkah yang terlibat, siapa yang terlibat, dan bagaimana alur kerja proses tersebut.

• Identifikasi Masalah
  

  Melalui visualisasi proses, Business Process Mapping membantu organisasi untuk lebih mudah dalam mengidentifikasi masalah atau ketidaksempurnaan dalam alur kerja.

• Perbaikan Efisiensi
  

  Organisasi dapat merancang perbaikan yang sesuai dengan masalah yang telah diidentifikasi dengan mengeliminasi langkah-langkah yang tidak perlu, mengotomatiskan tugas-tugas rutin, dan mengoptimalkan alur kerja sehingga proses menjadi lebih efisien.

• Peningkatan Kualitas
  

  Business Process Mapping membantu organisasi dalam memastikan bahwa setiap langkah dalam proses dijalankan sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan. Hal ini dapat meningkatkan kualitas produk atau layanan yang dihasilkan.

• Transparansi
  

  Business Process Mapping menciptakan transparansi dalam organisasi dengan melibatkan semua pihak untuk melihat seluruh proses yang berjalan dalam upaya menghindari kebingungan dan kesalahan yang mungkin terjadi akibat ketidakjelasan.

• Pengelolaan Risiko
  

  Business Process Mapping membantu organisasi mengidentifikasi titik rawan dalam proses, sehingga organisasi dapat merancang tindakan mitigasi yang sesuai.

• Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik
  

  Business Process Mapping mampu menampilkan data-data yang diperlukan oleh manajemen, terutama dalam membuat keputusan yang lebih baik dan berdasarkan kebutuhan.

 

 

Jenis Business Process Mapping

Dalam pengaplikasiannya, terdapat beberapa jenis Business Process Mapping sering digunakan untuk menggambarkan, menganalisis, dan memahami berbagai jenis proses bisnis. Berikut adalah beberapa jenis utama Business Process Mapping:

• Diagram Aliran Proses (Process Flowchart)
  

  Jenis Diagram Aliran Proses (Process Flowchart) terbilang paling umum digunakan dalam Business Process Mapping dengan menggunakan simbol-simbol geometris dan panah untuk menggambarkan urutan langkah-langkah dalam suatu proses.

  Contoh dari Process Flowchart yaitu diagram aliran proses produksi, alur proses pengadaan, alur proses pelayanan pelanggan.

• Diagram Aliran Kerja (Workflow Diagram)
  

  Diagram aliran kerja (Workflow Diagram) fokus pada penggambaran aliran kerja tugas dan aktivitas antara berbagai entitas atau sistem dalam organisasi. Tujuannya untuk membantu mengidentifikasi bagaimana pekerjaan atau tugas dikerjakan dan dialirkan antara berbagai departemen atau pihak terlibat.

  Contoh dari Workflow Diagram yaitu aliran kerja persetujuan dokumen, aliran kerja manajemen proyek, aliran kerja persetujuan permintaan.

• Notasi Business Process Model and Notation
  

  Jenis selanjutnya yaitu, Notasi Business Process Model and Notation (BPMN) yang khusus dirancang untuk pemodelan proses bisnis dengan menggunakan berbagai simbol untuk menggambarkan berbagai jenis elemen dalam proses. Tujuan diagram ini untuk memberikan representasi yang sangat rinci tentang proses bisnis, termasuk penggunaan peran, alur tugas, peristiwa, dan alur informasi.

• Diagram SIPOC
  

  Jenis Business Process Model selanjutnya yaitu Diagram Supplier, Input, Process, Output, Customer (SIPOC) yang menampilkan visual pada elemen-elemen utama dalam suatu proses, seperti pemasok, input, proses, output, dan pelanggan. Tujuan diagram ini untuk memahami aspek-aspek kunci yang memengaruhi proses dan bagaimana proses tersebut berinteraksi dengan pihak eksternal.

• Diagram Swimlane
  

  Diagram Swimlane mengelompokkan tugas dan aktivitas dalam proses berdasarkan entitas atau peran yang bertanggung jawab. Tujuan yaitu untuk membantu dalam mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab atas setiap langkah dalam proses dan bagaimana kolaborasi terjadi antara berbagai pihak.

• Peta Nilai (Value Stream Mapping)
  

  Peta Nilai adalah jenis Business Process Mapping yang fokus pada mengidentifikasi nilai yang ditambahkan dan aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah dalam suatu proses. Tujuan dari penggunaan diagram ini untuk membantu dalam menghilangkan pemborosan, meningkatkan efisiensi, dan mengoptimalkan proses untuk memberikan nilai lebih kepada pelanggan.

 

Baca juga : Chief Compliance Officer: Tanggung Jawab dan Kualifikasinya dalam Kepatuhan Bisnis

 

Langkah-langkah Penerapan Business Process Mapping

Penerapan Business Process Mapping melibatkan serangkaian langkah yang terstruktur untuk memahami, menggambarkan, dan menganalisis proses bisnis. Berikut adalah langkah-langkah penerapan Business Process Mapping.

• Identifikasi Proses yang Akan Dipetakan
  

  Langkah pertama Business Process Mapping adalah menentukan proses bisnis mana yang akan dipetakan. Pilih satu proses yang akan dianalisis, seperti proses produksi, pengadaan, atau pelayanan pelanggan.

• Identifikasi Pihak yang Terlibat
  

  Identifikasi semua pihak yang terlibat dalam proses tersebut, termasuk pengambil keputusan, pelaksana, dan pihak terkait lainnya.

• Identifikasi Input dan Output
  

  Langkah Business Process Mapping selanjutnya yaitu menentukan input dan output dari proses tersebut. Hal ini membantu dalam pemahaman awal tentang apa yang diproses oleh proses tersebut.

• Gambar Diagram Aliran Proses
  

  Buat diagram aliran proses yang menggambarkan langkah-langkah dalam proses secara visual. Gunakan simbol-simbol seperti panah, kotak, dan berlian untuk mewakili aktivitas, pengambilan keputusan, atau inspeksi.

• Validasi Proses
  

  Validasikan diagram aliran proses yang telah dibuat dengan pihak yang terlibat dalam proses tersebut. Pastikan bahwa representasi Business Process Mapping tersebut akurat dan sesuai dengan realitas.

• Identifikasi Masalah dan Peluang Perbaikan
  

  Gunakan diagram aliran proses untuk mengidentifikasi masalah, bottleneck, atau inefisiensi dalam proses. Cari peluang perbaikan yang dapat meningkatkan efisiensi, kualitas, atau pengalaman pelanggan.

• Siklus Kontinu
  

  Business Process Mapping adalah proses yang berkelanjutan. Lakukan pemetaan ulang secara berkala untuk memastikan bahwa proses tetap efisien dan dapat disesuaikan dengan perubahan dalam organisasi atau lingkungan bisnis.

 

Baca juga : Mengenal Business Continuity dan Business Resilience: Fondasi Bisnis yang Tangguh

 

Studi Kasus Sukses

Berikut adalah contoh sederhana dari Business Process Mapping dalam bentuk Diagram Aliran Proses (Process Flowchart) untuk proses pemesanan makanan di restoran:

Diagram aliran proses ini menggambarkan langkah-langkah yang terlibat dalam menerima dan memproses pesanan makanan di sebuah restoran. Proses ini dimulai dari pelanggan yang duduk di meja hingga makanan disajikan kepada mereka.

Dalam diagram aliran proses ini, setiap kotak mewakili langkah atau aktivitas dalam proses. Panah menunjukkan aliran dari satu langkah ke langkah berikutnya. Proses dimulai dengan pelanggan yang datang ke restoran, memilih menu, dan berakhir dengan pembayaran.

Diagram ini memberikan gambaran visual tentang bagaimana makanan dipesan dan disajikan di restoran, membantu dalam memahami urutan tugas dan prosedur yang terlibat dalam proses tersebut. Dengan menggunakan Business Process Mapping, restoran dapat mengidentifikasi potensi masalah, meningkatkan efisiensi, dan memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan.

 

Baca juga : Pengenalan GRC Integrated System (GRC Terintegrasi): Menjaga Kepatuhan dan Mengelola Risiko dalam Bisnis Anda

 

Tantangan dalam Penerapan Business Process Mapping

Penerapan Business Process Mapping terkadang harus menghadapi sejumlah tantangan untuk mencapai hasil yang lebih maksimal. Berikut adalah enam tantangan utama yang dapat muncul dalam proses ini:

• Kesulitan Memahami Proses yang Rumit
  

  Proses bisnis yang kompleks dengan banyak cabang, interaksi, dan ketergantungan antar-langkah dapat sulit dipahami dan dimodelkan secara akurat. Hal ini bisa menjadi tantangan dalam membuat pemetaan yang lengkap dan akurat dalam Business Process Mapping.

• Mengukur Waktu dan Biaya
  

  Mengukur waktu yang diperlukan untuk setiap langkah Business Process Mapping dalam proses dan biaya yang terlibat bisa sulit. Terutama pada proses yang melibatkan banyak variabel dan sumber daya yang terdistribusi.

• Resistensi Terhadap Perubahan
  

  Dalam banyak kasus, penerapan Business Process Mapping dapat mengungkapkan masalah dalam proses yang memerlukan perubahan. Tim atau individu dalam organisasi mungkin tidak mau berubah atau menghadapi resistensi terhadap perbaikan yang diusulkan.

Untuk mengatasi tantangan ini, penting untuk memiliki dukungan kuat dari manajemen tingkat atas, berkomunikasi dengan semua pihak terkait, dan menggunakan alat yang sesuai, seperti perangkat lunak pemodelan proses, untuk memfasilitasi proses pemetaan. Selain itu, fleksibilitas dan kemauan untuk beradaptasi dengan perubahan adalah kunci dalam mengatasi tantangan dalam penerapan Business Process Mapping.

 

Kesimpulan

Business Process Mapping telah menjadi unsur penting dalam meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan daya saing organisasi, serta memastikan bahwa proses bisnis berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan strategis.

Dengan menerapkan Business Process Mapping, organisasi dapat untuk terus meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam menjalankan proses bisnis mereka, mengoptimalkan kinerja, dan mengidentifikasi peluang perbaikan yang berkelanjutan.

Optimalkan bisnis Anda dengan konsultasi Manajemen Bisnis Proses kami. Temukan solusi terbaik untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan keuntungan bisnis Anda. Hubungi kami sekarang untuk mendapatkan konsultasi yang akan membawa bisnis Anda ke level berikutnya.