Aktivitas perusahaan dapat berjalan lancar didukung dengan kehadiran Business Process Management (BPM). Karena, pergerakkan bisnis oleh suatu organisasi membutuhkan proses bisnis yang tertata, agar pencapaian penjualan barang atau jasa sesuai dengan permintaan konsumen.

Proses bisnis melingkup pengontrolan berbagai elemen di dalam perusahaan. Sehingga memerlukan rencana, pengoptimalan, dan metode tepat disesuaikan standar masing-masing perusahaan yang tentu berbeda-beda. 

BPM memuat poin-poin penting dalam perjalanan bisnis dan disarankan untuk dipraktikkan. Sebab, dapat menjadi metode yang efisien sehingga menjadikan bisnis terorganisir. 

 

Pengertian BPM

Definisi dan Konsep Dasar dari Business Process Management (BPM)

Business Process Management (BPM) merupakan manajemen proses bisnis yang membahas seni dan ilmu untuk mengawasi bagaimana pekerjaan dilakukan dalam suatu organisasi, juga memastikan mendapatkan hasil yang konsisten dan memanfaatkan peluang-peluang perbaikan. Memiliki konsep dasar berupa identifikasi, pemodelan, analisis, desain, eksekusi, pemantauan dan perbaikan. 

Konsep dari BPM memiliki peran penting dalam pengelolaan bisnis, sebab meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) dengan bertambahnya produktivitas pekerja, juga terciptanya strategi yang tepat, dan menguntungkan perusahaan melalui gambaran perencanaan dan pengontrolan. 

 

Baca juga : Mengenal Business Process Mapping: Pengertian, Manfaat, Jenis, Penerapan dan Contohnya

 

Komponen BPM

Kehadiran Business Process Management (BPM) sebagai sebuah pendekatan di dalam perusahaan untuk memunculkan efektivitas dan efisiensi, dimulai berdasarkan pembangunan menggunakan otomatisasi proses dan ketangkasan dalam mengelola perubahan. Oleh karena itu, BPM dapat membantu perusahaan untuk mengawasi sekaligus mengontrol dengan berbagai elemen pada proses bisnis. Di mana dengan memberikan solusi melalui komponen-komponen utama dalam BPM itu sendiri, di  antaranya meliputi :

• Pemodelan
  

  Sebelum menggunakan BPM, perusahaan terlebih dahulu mendefinisikan dan mendesain struktur setiap proses bisnis perusahaan secara grafis. Kemudian, BPM akan membantu mendesain hal tersebut dan seluruh elemen perusahaan, aturan, sub-proses, parallel proses, penanganan exception,  penanganan error dan workflow, tanpa perlu adanya keahlian programming khusus atau membutuhkan bantuan staf IT.

• Analisis
  

  Analisis proses bisnis berguna mengidentifikasi penyumbatan dan ketidakefisienan. Analisis ditujukan untuk menemukan cara dalam meningkatkan efisiensi dan keefektifan pada proses bisnis.

• Desain
  

  Desain ditujukan untuk menganalisa dan mengurai sistem manajemen perusahaan. Kemudian, memperbaiki sekaligus meningkatkan aspek-aspek sebelumnya.

• Eksekusi
  

  Strategi sistem kerja yang telah dirancang sedemikian rupa dijalankan seoptimal mungkin  untuk meningkatkan performa perusahaan dalam berbisnis.

• Pemantauan
  

  Aktivitas bisnis yang sudah dirancang tidak hanya serta merta dibiarkan begitu saja. Pemantauan menjadi tahap selanjutnya, apakah proses bisnis telah sesuai dan berjalan dengan standar yang telah ditetapkan.

• Perbaikan
  

  Proses bisnis yang telah diimplementasikan masih memiliki hal-hal untuk diperbaiki, apabila tidak sesuai dengan standar yang ditetapkan sebelumnya, untuk itu perlu dirancang ulang. Namun, berbeda halnya saat proses bisnis sesuai dengan rencana, maka dilakukan pengembangan agar lebih optimal.

 

Komponen-komponen tersebut menjadi langkah-langkah dasar dari pembuatan BPM sehingga mudah untuk dilakukan. Hal ini disebabkan proses perusahaan dalam berbisnis menjadi tersusun dalam gambaran yang dapat diterapkan oleh perusahaan.

Komponen ini menjadi solusi untuk meningkatkan kualitas proses bisnis dengan mengetahui pemetaan pemodelan, analisis, desain, eksekusi, pemantauan dan perbaikan yang mempermudah perusahaan saat berinteraksi dengan keinginan konsumen. 

 

Baca juga : Mengenal Business Impact Analysis (BIA): Pengertian, Manfaat, Jenis, dan Penerapannya

 

Tujuan dan Manfaat BPM

Penerapan Business Process Management (BPM) bertujuan untuk mencapai tujuan perusahaan dalam menghasilkan jasa dan barang sesuai dengan keinginan konsumen. Dalam penerapannya, BPM meningkatkan efisiensi dengan meningkatkan produktivitas pekerja. Selain itu, kualitas dari jasa atau barang yang dihasilkan menjadi lebih baik karena BPM menganalisis kondisi pasar. Perusahaan juga menjadi fleksibilitas dalam berbisnis dengan menerapkan komponen-komponen dari BPM. 

Manfaat Penerapan BPM Dalam Organisasi

• Meningkatkan Keuntungan Perusahaan
  

  Sumber Daya Manusia (SDM) menjadi hal terpenting bagi perusahaan dalam menjalankan sistem operasional SDM. Tanpa SDM yang berkualitas dan cara bekerja yang efektif, perusahaan akan mengalami kerugiaan. Untuk itu, penting meningkatkan kualitas SDM di perusahaan dalam mengurangi biaya operasional. Cara efektif ialah dengan meningkatkan produktivitas pekerja, sehingga kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan menjadi berkembang.

• Menetapkan Standarisasi Proses Bisnis
  

  Fokus dalam berbisnis dengan menetapkan standarisasi menjadikan pekerja di perusahaan bekerja dengan efektif dan efisien. Begitupun standar aturan dan keselamatan kerja.

• Mendorong Transformasi Digital
  

  BPM sendiri memiliki dua jenis yang berpusat kepada manusia dan sistem. Kedua hal ini tidak bisa dihilangkan dan saling berkaitan satu sama lain, meski begitu kehadiran BPM bisa dibilang mendorong perusahaan menuju transformasi digital. Karena pemakaian dalam proses berbisnis dioperasikan dalam sistem bisnis seperti HRMS, CRM, ERP dengan tidak melibatkan SDM pada sistem kerja yang lebih fleksibel dan efisien.

• Perusahaan Adaptif dalam Menghadapi Perubahan
  

  Pada komponen dasar dari BPM disinggung perihal pemantauan dan perbaikan. Berkat hal tersebut perusahaan menjadi terbantu untuk siap dan responsif saat menghadapi perubahan di lingkungan internal bahkan perubahan pasar.

 

 

Proses Implementasi BPM

Tahapan dan Langkah-langkah Dalam Implementasi Business Process Management (BPM)

Implementasi Business Process Management (BPM) mengandung berbagai tahapan dan langkah-langkah. Tahapan dan langkah-langkah inilah yang berfungsi mengoptimalkan performa perusahaan. Adapun tahapan dan langkah-langkah BPM di antaranya:

1. Strategi yang Tepat
   

   Menyusun strategi menjadi langkah awal dari diterapkannya BPM dengan menyusun berbagai plan yang baik dalam bisnis. Tidak hanya menyusun plan, di dalam strategi agar menjadi tepat maka perencanaan harus disusun secara terperinci dan terstruktur. Penyusunan strategi berfokus kepada keinginan konsumen sehingga dapat meningkatkan keuntungan dari perusahaan.

2. Desain Bisnis
   

   Strategi tanpa dibuatnya desain bisnis sebagai gambaran tidaklah lengkap. Desain bisnis menjadi pemodelan bisnis yang menggambarkan secara detail proses produksi dari bisnis. Pada tahapan desain bisnis ini juga lahir pemodelan kerja seperti apa yang mesti dilakukan secara berurutan. Bisa dimulai dari perekrutan karyawan, fokus pembagian bisnis, pembelian bahan baku yang sesuai dengan konsumen, serta berbagai kegiatan yang mendukung proses bisnis.

3. Penerapan Proses Bisnis
   

   Tahapan yang berfokus kepada penyusunan strategi dan desain bisnis dilanjutkan dengan penerapan. Langkah yang penting ini diterapkan sesuai dengan rencana. Selama implementasi terjadi, perusahaan harus mengamati bagaimana jalannya penerapan proses bisnis.

4. Pengendalian Proses Bisnis
   

   BPM pada dasarnya membutuhkan pemantauan dan pengendalian yang memerlukan analisis data yang sistematis. Nantinya, analisis tersebut bisa menggambarkan apakah proses bisnis yang dilakukan tepat sasaran terhadap konsumen atau tidak. Analisis ini juga dijadikan bahan untuk penyusunan strategi dalam proses bisnis supaya pengelolaan perusahaan berjalan dengan mulus.

5. Mengembangkan dan Memperbaiki
   

   Hasil dari implementasi BPM tidak selamanya berjalan lancar, maka ketidaklancaran memerlukan perbaikan. Saat memproduksi barang atau menawarkan jasa juga perlu pengembangan agar semakin menarik konsumen dengan perubahan yang ditawarkan. Inovasi menjadi hal terpenting dalam dunia bisnis tentu dengan memperhatikan biaya produksi yang tersedia.

6. Otomatisasi saat Produksi
   

   Selaras dengan kegiatan BPM yang terus berulang dalam pengelolaan produksi perusahaan, tentu menyita tidak sedikit waktu dan ketelitian yang cukup tinggi. Maka seiring berkembangnya teknologi, demi mengefisien waktu dan tenaga maka perusahaan dianjurkan menggunakan aplikasi atau software berbasis komputerisasi. Melalui aplikasi atau software berbasis komputerisasi akan Nampak secara langsung informasi dari proses bisnis. Melalui hal tersebut evaluasi bisa dilakukan yang terangkum di dalam laporan.

 

Bagaimana Melibatkan Pemangku Kepentingan dalam BPM ?

Pemangku kepentingan di dalam perusahaan harus memahami proses bisnis, karena tahapan dan langkah-langkah dari BPM tidak lengkap tanpa adanya pemangku kepentingan perusahaan yang terlibat di dalam prosesnya. Untuk melibatkan pemangku kepentingan maka BPM harus diselaraskan dengan tujuan strategi organisasi perusahaan. Selain itu, segala proses dan pembagian dari proses ekonomi harus jelas dan konsisten sehingga proses dari BPM dapat terlaksana dengan baik. 

 

Baca juga : Kunci Sukses dalam Implementasi Manajemen Risiko

 

Teknologi dan Tools BPM

Otomatisasi memiliki peran penting dalam proses bisnis. Melalui peran teknologi dan perangkat lunak berupa tools dapat membantu BPM, adapun bentuk tools seperti 

1. Qontak.com yang memuat laporan analisis real time
2. Kintone menawarkan peningkatan kolaborasi dengan karyawan, mitra eksternal dan pelanggan dengan dilengkapi analitik report yang memuat grafik sekaligus bagan secara real time
3. BPMapp mengoptimalkan proses alur kerja yang disesuaikan seperti mengelola kontak dan membuat formulir untuk menyusun data. 

 

Studi Kasus BPM

1. PT PJB Services dalam mengeksekusi dan mengelola rencana penjualan mengubah proses manual menjadi digital. Perubahan terbukti pada prosedur standar pengendalian pelaksanaan penjualan telah berhasil mengefisiensi waktu. Waktu dalam proses bisnis menjadi 9.480 menit yang sebelumnya memakan 26.400 menit dengan perbedaan 64 %. Biaya juga lebih efisien yang operasional sebelumnya Rp 30.000.000/bulan menjadi Rp 10.772.727,27/bulan dengan perbedaan 64 %. 
2. General Electric termasuk perusahaan multinasional yang berhasil menerapkan BPM dan diadopsi perusahaan lain. General Electric menggunakan metode Change Acceleration Process (CAP). CAP berusaha memenuhi tuntutan pelanggan dengan biaya rendah, tepat waktu dalam penyerahan produk, dan berkualitas tinggi. 

 

Dari kedua organisasi bisnis tersebut yang sama-sama menggunakan pendekatan BPM sekaligus belajar untuk bisa memahami apa mau konsumen, dan giat menjalankan proses bisnis secara konsisten menjadi hal positif yang bisa diambil. 

 

Baca juga : Restrukturisasi Bisnis: Pengertian, Proses, dan Manfaatnya

 

Tantangan dan Hambatan dalam Implementasi BPM

Tantangan Saat Mengadopsi Business Process Management (BPM)

Mengadopsi BPM bukan sesuatu yang mudah dilakukan, butuh proses dan akan selalu ada tantangan yang menyelimutinya. Adapun tantangan yang mungkin ditemui dalam implementasi BPM di antaranya:

1. Komitmen Kepemimpinan yang Tidak Seutuhnya
   

   Kepemimpinan di dalam perusahaan menjadi tonggak dalam maju atau tidaknya perusahaan. Karena saat kurang berkomitmen prioritas mudah untuk berubah. Sehingga dalam hal ini staf bahkan tim tidak diberdayakan untuk mencapai tugas. Selain itu, peran dan tanggung jawab menjadi tidak jelas.

   Solusi dari kekacauan ini ialah dengan menanamkan komitmen melalui pemahaman kepada semua pekerja yang terlibat dalam bisnis alasan diambilnya proyek, dan memahami dampak dari perubahan. Hal ini menjadi tanggung jawab eksekutif untuk mendukung perubahan proses dan menjelaskan dampaknya kepada karyawan.

2. Karyawan Tidak Terlibat
   

   Karyawan di dalam sebuah perusahaan saat terjadi perubahan, biasanya tidak semuanya bisa menerima. Karyawan menjadi tiga kelompok yang mendukung penuh, mendukung tapi dengan dipandu, dan sebagian kecil yang menentang.

   Solusi dari permasalahan ini ialah jangan terlalu terfokus kepada karyawan yang menentang. Justru karyawan yang bersemangat inilah yang mesti diarahkan dengan baik, karena akan menjadi contoh saat kinerja mereka menjadi lebih baik dan mereka dapat bekerjasama dengan karyawan golongan kedua.

3. Tidak Ada Bentuk Peningkatan Proses Sebelumnya
   

   Perusahaan yang baru mengenal BPM tentu belum memiliki pengalaman dan contoh sebelumya yang bisa dijadikan rujukan.

   Maka solusi yang tepat ialah dengan menunjuk seseorang dan memberi tanggung jawab sampai akhir. Melalui seseorang yang ditunjuk tersebut dituntut untuk bekerja dengan manajemen dalam mendapatkan sumber daya dan memprioritaskan perubahan potensial.

4. Organisasi yang Sulit Berubah
   

   Perubahan bukanlah sesuatu yang mudah diterima atau diterapkan perusahaan, apalagi berhubungan dengan proses bisnis yang selama ini dikerjakan dan akhirnya diubah.

   Solusi yang bisa menjawab hal ini ialah pimpinan harus membimbing karyawannya, dan mencoba sesuatu yang baru harus dihargai walaupun tidak sesuai dengan ekspektasi.

 

Peran Pemimpin Bisnis

Pemimpin memiliki peran penting dalam suksesnya BPM, tanpa dukungan dari pemimpin hal ini tidak akan berjalan dengan lancar karena pengendalian organisasi bisnis ada digenggamannya. Pemimpin yang sukses mampu menciptakan kondisi kerja yang kondusif dan kompetitif. Seperti yang dialami Tesla Motors atau kini lebih akrab dikenal Tesla Inc.

Tesla Inc mengimplementasikan sistem ERP pada operasional bisnis dengan nama WARP dan mandiri dikembangkan perusahaan. Sebagai pemimpin Tesla Inc, Elon Musk memiliki gaya kepemimpinan yang memotivasi dan inovatif. Caranya berpikir dalam kepemimpinan dikenal dengan gaya kepemimpinan transformasional dengan mendahulukan kepentingan bersama. 

 

Masa Depan BPM

Inovasi dan kreativitas menjadi dasar oleh perusahaan untuk bertahan dan berkembang. Karena semakin banyaknya pesaing dan permintaan dari konsumen. Sistem manajemen alur kerja secara digital telah ada di tahun 1980, di mana waktu itu melacak dokumen dipindai melalui proses yang telah ditentukan.

Tidak terhenti di tahun 1980, BPM  terus berkembang dan memiliki tren tersendiri. Tren terlahir dari tuntutan pasar yang menginginkan produktivitas lebih tinggi, manajemen risiko lebih baik, dan pengendalian biaya. Berdasarkan permintaan tersebut, maka banyak perangkat lunak BPM yang mengarahkan penerapan otomatisasi Proses Robotika (RPA). 

Ke depannya BPM tampak menjanjikan sebab teknologi yang mendukung RPA, bot, dan otomatisasi adaptif mengalami peningkatan dengan pembelajaran mesin. 

 

Baca juga : Mengenal Business Continuity dan Business Resilience: Fondasi Bisnis yang Tangguh

 

Kesimpulan

Mengadopsi Business Process Management (BPM) menjadi tumpuan penting dalam memajukan perusahaan. BPM yang menggerakkan perusahaan melakukan pendekatan dalam menghasilkan nilai-nilai kompetitif pada perusahaan. Peningkatan ini berdasarkan pengontrolan seluruh elemen pada proses bisnis. Perusahaan juga dapat mengidentifikasi masalah dan mengatasinya secara efektif dan efisien. 

Dalam mencapai kesuksesan untuk berbisnis maka penting menerapkan konsep dasar BPM berupa identifikasi, pemodelan, analisis, desain, eksekusi, pemantauan dan perbaikan, yang semua berawal dari memahami terlebih dahulu. 

 

Optimalkan bisnis Anda dengan konsultasi Manajemen Bisnis Proses kami. Temukan solusi terbaik untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan keuntungan bisnis Anda. Hubungi kami sekarang untuk mendapatkan konsultasi yang akan membawa bisnis Anda ke level berikutnya.